Cosa si intende per il piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione è uno strumento che, attraverso un’analisi del contesto competitivo e dei clienti reali e potenziali, dei punti di forza e di debolezza interni, delle opportunità e dei rischi, definisce degli obiettivi chiari e misurabili da raggiungere in un tempo definito.

Un piano di comunicazione è una sorta di mappa che guida le decisioni strategiche da intraprendere nei mesi successivi. Per esempio, evidenzierà i prodotti o i servizi su cui puntare maggiormente, le tempistiche di realizzazione delle diverse campagne, definirà i budget da allocare su ciascuna azione e definirà la rotta da mantenere per evitare di intraprendere attività in maniera casuale e ingiustificata.

Un piano di comunicazione permette di definire con largo anticipo gli investimenti e offre l’opportunità di selezionare per tempo i partner e i fornitori senza farsi cogliere impreparati.

Perchè un’azienda deve creare un piano di comunicazione annuale?

Perchè conquistare visibilità – indipendentemente dal mezzo di comunicazione e dagli strumenti utilizzati – oggi è davvero difficile ed è fondamentale non gettarsi nella mischia allo sbaraglio, ma con obiettivi chiari e una pianificazione ben definita se si vuole raggiungere il successo. Progettando una strategia completa che delinei le modalità di comunicazione con stakeholder e clienti, le imprese inviano messaggi coerenti durante tutto l’anno e, cosa da non sottovalutare, riescono a distribuire le risorse in modo oculato, senza sprechi.

Quali sono le fasi della stesura di un piano di comunicazione?

1 – Analisi del mercato

Fare un’analisi di mercato significa studiare il contesto competitivo dell’azienda e capire chi è il suo pubblico di riferimento. Le aziende lavorano in un mercato vivo, dove esistono già competitor e clienti. Capire le strategie delle imprese concorrenti che hanno avuto successo e comprendere gli errori di chi è caduto nel nostro settore, è fondamentale per impostare le azioni da intraprendere.

Non meno importante è prestare attenzione a clienti e consumatori che sono spesso i destinatari finali della nostra comunicazione. Come intraprendere questa analisi senza tools costosi o specifici? Un modo molto semplice è navigare tra social network e blog di settore prestando attenzione a commenti e richieste e non tralasciare di seguire i concorrenti. Possiamo poi sfruttare Google Trends, per identificare le tendenze attuali e sui prodotti della concorrenza, così da scorgere opportunità emergenti per raggiungere nuovi clienti o mercati e per individuare bisogni latenti.

2 – Definire obiettivi e finalità

È fondamentale partire da obiettivi ben definiti. La cosa più importante è che siano raggiungibili e realistici. Per garantire il successo, è meglio fissare obiettivi SMART: Obiettivi Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempificati. E, ovviamente, che siano allineati con la strategia generale dell’azienda.

Senza obiettivi chiari non riusciremo a monitorare i progressi e misurare il successo di qualsiasi piano di comunicazione. L’analisi iniziale ci avrà fornito dei dati sufficienti per capire quali potrebbero essere delle finalità realistiche. Per esempio, vogliamo che la pubblicazione di un’inserzione ci porti 10 nuovi contatti, oppure faccia aumentare il numero di visitatori sul nostro sito a 100 utenti al giorno.

3 – Definire il pubblico di riferimento per un piano di marketing

Stabiliti gli obiettivi dell’azienda, è il momento di definire i pubblici di riferimento a cui rivolgersi. Una conoscenza dettagliata dei nostri clienti è d’obbligo, a maggior ragione se intendiamo effettuare una segmentazione. Sapere cosa li spinge all’acquisto e come accedono alle informazioni ci aiuterà a scegliere i canali che meglio comunicano con loro.

4 – Definire messaggi e contenuti

Ogni pubblico ha anche un modo tutto suo per comunicare. Il messaggio che inviamo deve essere rilevante – ovvero aiutare i nostri clienti a risolvere i loro bisogni – e tempestivo, cioè arrivare esattamente quando il cliente lo cerca. In questo modo riusciremo a stabilire una connessione efficace con il nostro pubblico.

Per definire gli utenti target e il loro modo di comunicare nel dettaglio, possiamo analizzare il tipo di linguaggio che funziona o non funziona in ogni mezzo (social network, blog, email marketing…). Oltre a definire i contenuti di ogni messaggio in base agli obiettivi perseguiti, è necessario anche determinarne il tono: formale, scherzoso, ironico, coinvolgente…

Tutta le nostra comunicazione dovrà essere caratterizzata da un tono di voce caratteristico e identificabile.

5 – Valutare le risorse

Per ogni piano di comunicazione è necessario considerare sia le risorse umane a disposizione per applicarlo, sia il budget finanziario disponibile.

Se infatti è chiaro e comunemente accettato che una qualsiasi attività di marketing debba essere associata ad uno stanziamento economico per la sua realizzazione, spesso ci si dimentica che è fondamentale avere le persone giuste a cui affidare la creazione dei contenuti e la promozione delle attività.

Il budget va stabilito in maniera realistica, esplicitando tempo, durate, il denaro e le risorse da destinare a ciascun elemento del piano.

Sviluppare strategie e tattiche

Dopo questo approfondito lavoro di analisi e ricerca, è venuto il momento di sviluppare strategie e tattiche appropriate che ci aiuteranno a raggiungere gli obiettivi di marketing per il nuovo anno.

Una volta sviluppato, il piano deve essere implementato su tutti i canali (digitale, cartaceo, ecc.) in base agli obiettivi da raggiungere e al pubblico al quale si desidera rivolgersi. Su ciascun canale deve essere chiaro il messaggio da veicolare e per ogni mezzo va definita la comunicazione più appropriata. Per non perdersi tra le mille faccende da sbrigare, è fondamentale stabilire un calendario e delle tempistiche per implementare i diversi elementi del piano di comunicazione.

Prestare attenzione a:

1. Il messaggio dell’azienda, che deve essere comunicato in maniera coerente ai diversi personaggi (clienti, non ancora clienti, partner, ma anche dipendenti e collaboratori) durante tutto l’anno. Un piano di comunicazione ben preparato aiuta le imprese a caratterizzarsi in modo efficace ed efficiente, assicurando che tutti all’interno dell’organizzazione (e anche all’esterno) capiscano cosa ci si aspetta da loro.

2. Creare una voce unitaria per l’organizzazione: con un’unica narrazione ed una tempistica chiara, le aziende sono in grado di produrre un’unica voce coesa. Ciò contribuisce a promuovere la fiducia nella missione e nei valori dell’organizzazione tra i dipendenti, i clienti e gli altri stakeholder.

3. Allocare le risorse in modo oculato: un piano di comunicazione annuale consente alle aziende di valutare dove investire per tempo, evitando sprechi e rincorse dell’ultimo minuto.